サイワークス　事例紹介/CIO支援事例

【経緯】

IT関連部門では、一部の社員にノウハウが偏っていた。育成体制や育成ツールも未整備であったため、入社してくる社員たちにノウハウを展開できない状況にあった。部門全体として業務の体系化を図るべき時期となっていた。

経験者に感覚的に蓄積されていたノウハウ・経験を SKMS により『見える化』し、ナレッジを社員間で共有する体制を構築する。

【作業手順及び内容】
計9回のセッションを以下の3工程で行い、プロジェクトを運営した。

1. ナレッジ表出の対象業務の選定を目的とした、業務モデルの作成
2. ナレッジとそれに関わる各種事例の表出
3. 過去の業務トラブルをケーススタディとしたナレッジの深掘り

・業務マニュアルのような杓子定規のものではなく、顧客企業のもつノウハウの明文化に努めた
・予想以上にメンバー間における経験値の格差が大きかったため、毎回のセッション内容や方法を柔軟に変更しながら、メンバーからノウハウを表出し、ナレッジの体系化を行った。
・本プロジェクトの対象外ではあるものの、メンバーからの業務改善の要望に対しては、改善案の提示にとどまることなく、改善時に必要となる新たな帳票も作成し提出した。
・今後の継続的な成長を支援するため、成果物の提出だけでなく、その活用法も明文化し、提案した。

ナレッジ共有の風土の創造
・上司－部下でナレッジを共有でき、またその必要性を認識できた。
・セッション内での共有だけでなく、成果物（業務ナレッジブック／業務モデル／要望書のテンプレート）として形に残すことができた。
新たな課題の明確化
・ナレッジだけでなく、ドキュメント情報も管理するシステム導入の必要性を明確にした。

【経緯】

顧客法人は、会員管理システムの再構築を考えていた。まずは、自ら提案依頼を行ったが、要件を十分に定義できなかったため、ベンダーからは過剰な提案や要件漏れなど、まちまちの提案書が寄せられた。結果、見積金額の妥当性の判断やベンダーの選定ができず、システムの再構築が困難となり、正しい要件定義の重要性を認識することになった。

限られた期間内で、要件を的確に記したRFPを作成し、ベンダーを正当に評価して選定してほしい。

【作業手順および内容】

1. 要件定義
2. RFPの作成
3. ベンダー選定に向けたアドバイス
4. ベンターからの質問への対応
5. 評価基準の作成及びベンダーからの提案書の評価

・RFP作成では、既存システムの改善ではなく、業務状況にマッチしたシステムの構築となるように図った。
・限られた時間でRFPを作成するために、ヒアリングや業務内容の把握を効率的に行った。
・本プロジェクトの対象外ではあるものの、メンバーからの業務改善の要望に対しては、改善案の提示にとどまることなく、改善時に必要となる新たな帳票も作成し提出した。
・今後の継続的な成長を支援するため、成果物の提出だけでなく、その活用法も明文化し、提案した。

短期間での支援達成
・顧客から要望されたスケジュール（12営業日）の中で、適切な要件定義を行い、RFPを作成完了させた。
・評価基準を明確にすることにより、ベンダーの選定が顧客にとって納得できるものとした。
・ベンダーから妥当な提案書と見積書を提出され、見積条件が明確になった。
継続的支援の依頼受領
・当社の価値を認めていただき、その後の開発管理の必要性に関する提案が受諾され、開発管理を当社が担うことになった。